Helppo laskutusohjelma

Proformalasku


Proformalasku: Tarkka kuvaus ja vinkit

Mikä on proformalaskun ja laskun ero?

Proformalaskun ja peruslaskun tärkein ero on, että proformalaskussa on arviot tiedoista ja määristä. Toisaalta lasku taas sisältää aidot ja päätetyt tiedot ja määrät.

Toinen ero on siinä, milloin nämä dokumentit lähetetään asiakkaalle. Proformalasku lähetetään asiakkaalle ennen tuotteiden toimittamista tai palvelun tuottamista. Lasku taas lähetetään, kun tuotteen on jo toimitettu tai palvelu suoritettu. Proformalaskun tarkoitus on varmistaa, että myyjän ja asiakkaan odotukset ovat samat. Lasku taas on laillisesti sitova dokumentti, jota käytetään todisteena myynnistä.

Sekä proformalasku että standardilasku ovat myyjän ja ostajan hyväksymiä. Lisäksi proformalaskut sisältävät samat tiedot kuin standardilasku, kuten laskutustiedot, logo, yhteystiedot ja kaupan ehdot. Tärkeää on, että laskut tulee merkata selkeästi joko proformalaskuksi tai laskuksi.

Kirjanpidon näkökulmasta proformalasku ei toimi todisteena kaupasta. Tämä tarkoittaa, että kirjanpidon järjestelmää tulee päivittää sen mukaan, mitä proformalaskulla on. Syynä tähän on se, että proformalaskun lähetyspäivänä tuotteita ei ole vielä toimitettu. Riski ja palkkio eivät ole vielä siirtyneet ja siksi kirjanpito ei voi hyväksyä todistusta kaupasta. Toisaalta standardilaskulla riski ja palkkio ovat jo vaihtaneet omistajaa, koska tuotteen on lähetetty asiakkaalle.

Tarjous vs proformalasku

Tarjous tehdään kaupan tai diilin alkuvaiheessa. Sen tarkoitus on kertoa toiselle osapuolelle heidän haluaman tuotteiden tai palvelun hinta, jonka he voivat hyväksyä. Tässä vaiheessa kyse on vain neuvottelusta eikä osapuolien välillä ole vielä sopimusta.

Toisaalta proformalasku on arvio laskusta, joka lähetetään, ja se perustuu myyjän ja asiakkaan hyväksymiin tietoihin. Osapuolien välillä on jo jonkin tasoinen yhteisymmärrys kaupasta, joka on jo päätetty. Myyjä odottaa maksua asiakkaalta ja proformalasku vahvistaa, että kumpikin osapuoli on samaa mieltä kaupan suhteen.

Jos asiakkaan täytyy tehdä etumaksu, proformalaskun lähettäminen on paljon tärkeämpää. Proformalaskut toimivat etumaksun määrän laskemisen apuna.

Eli lyhyesti sanottuna tärkein ero tarjouksen ja proformalaskun välillä on, että tarjoukseen ei odoteta maksua, koska kauppaa ei ole vielä sovittu. Kyse on vasta neuvottelujen aloittamisesta. Proformalasku lähetettäessä myyjän ja asiakkaan välinen kauppa on jo sovittu ja maksua odotetaan.

Seuraavaksi käydään läpi proformanlaskun käyttäminen etumaksun pyytämisessä.

Proformalasku etumaksun pyytämisessä

Normaalisti myyjä lähettää laskun, kun hän pyytää maksua asiakkaalta. Osa myyjistä saattaa kuitenkin käyttää etumaksuja. Tässä tapauksessa maksu saadaan asiakkaalta ja vasta sen jälkeen tuotteet lähetetään hänelle. Jos etumaksu on käytössä, tuotteita ei ole vielä lähetetty ja sen sijaan tulevaa laskua arvioidaan proformalaskuna, jonka avulla kumpikin osapuoli saa käsityksen maksun suuruudesta.

Koska proformalaskun tiedot voivat vielä muuttua, saattaa hankintahinta muuttua, kun viimeinen päivitetty lasku lähetetään asiakkaalle. Jos asiakas on tehnyt maksun proformalaskun mukaan ja lopullisen laskun hinta eroaa siitä, täytyy muutos tehdä myös kirjanpitoon.

Esimerkiksi, jos asiakas maksaa proformalaskun mukaan ja lopullisella laskulla oleva hinta onkin korkeampi, on asiakas vastuussa jäljelle jäävän erotuksen maksamisesta. Eli hänen täytyy maksaa lisää myyjälle. Jos lopullinen hinta on alempi kuin proformalaskussa mainittu hinta, täytyy myyjän maksaa rahaa takaisin asiakkaalle.

Tärkeää on huomioida, että proformalaskut sopivat sekä kotimaiseen että kansainväliseen kauppaan. Niitä kuitenkin käytetään useammin kansainvälisen kaupankäynnin yhteydessä. Seuraavaksi kerromme, kuinka proformalaskut toimivat viennin yhteydessä.

Proformalasku vientituotteille

Vientiprosessiin kuuluu tärkeitä virallisia vaiheita. Niitä ovat esimerkiksi lähetys, pankkiasiat, rahti, tullaus, verot ja tarkastukset. Koska prosessi on niin monimutkainen, voi se johtaa ulkomaisen asiakkaan väärinymmärryksiin esimerkiksi valuutasta, tuotekuvauksista, tuotteista tai muista asioista.

Tässä tilanteessa proformalaskut voivat olla hyödyksi. Koska proformalaskuun sisältyvät täydet kuvaukset kaupasta, pääsevät myyjä ja ostaja yhteisymmärrykseen asioista. Kuvauksen täytyy sisältää esimerkiksi myyjän ja ostajan nimet, myyjän tunnus, tiedustelun päivämäärä, lyhyet tuotekuvaukset, tuotteiden hinta, määrät, pakkauskoko, toimituspaino, toimituspaikka, vientimäärä, maksuehdot, myyntiehdot, lähtöpaikka, toimitusehdot sekä käytettävä valuutta.

Proformalaskua käytetään vientikaupassa selventämään myyjän ja ostajan välistä ymmärrystä kaikissa kauppaan liittyvissä asioissa. Se parantaa kaupan suunnittelua sekä hallintaa.

Yhteenveto

Proformalasku lähetetään ennen kuin tuotteet on lähetetty asiakkaalle. Se toimii käytännöllisenä tapana selventää kaupan ehtoja ostajan ja myyjän välillä. Proformalasku sisältää tiedot ja määrät, joten se kertoo kummallekin osapuolelle, mitä kaupalta voidaan odottaa. Toinen vaatimus on, että dokumenttiin on merkattu selkeästi sen olevan proformalasku. Koska kyse ei ole laillisesti sitovasta dokumentista, kirjanpito ei voi käyttää proformalaskua tietojen päivittämiseen.

Proformalaskut ovat hyvä tapa kerätä etumaksua. Näin voidaan arvioida tarvittavan etumaksun koko. Lisäksi proformalasku auttaa kaupan ehtojen selventämisessä, kun kyse on kansainvälisestä kaupasta.

Proformalasku on eri asia kuin normaali lasku, koska normaali lasku sisältää todelliset tiedot ja sitä käytetään osana kirjanpitoa sekä kaupan tekemistä. Proformalaskusta eroten standardilasku lähetetään vasta, kun tuotteen on jo toimitettu asiakkaalle tai palvelu on jo tuotettu.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä ovat proformalaskun ominaisuudet?

Seuraavaksi joitakin proformalaskun ominaisuuksista:

  • Se on erinomainen neuvottelustrategia kansainvälisessä kaupankäynnissä.
  • Se on vapaavalintainen dokumentti eli sitä ei vaadita kaikille kaupoille.
  • Nämä laskut ovat voimassa tietyn ajanjakson ajan.

Mitä ovat proformalaskun välttämättömät osat?

Seuraavat tiedot tulee löytyä proformalaskusta:

  • Tuotteiden kuvaukset, kuten laatumatriksi
  • Toimitusehdot
  • Toimitustiedot
  • Kaupan ehdot
  • Käytettävä valuutta

Milloin proformalasku lähetetään asiakkaalle?

Proformalasku lähetetään asiakkaalle heti, kun ostaja ja myyjä ovat sopineet tuotteiden hinnasta. Useimmiten proformalasku lähetetään, että voidaan varmistaa kummankin osapuolen ymmärtävän toisiaan. Lisäksi se voidaan lähettää, kun ostajalta on pyydetty ennakkomaksua ostetuista tuotteista tai palvelusta.


Muun tyyppiset laskut: